Mejoras y Nuevas FuncionalidadesPlataforma Apúntame
Facturación, cargos automáticos y administración de encargados
Preparado por Brainmood Corporation
Processing Fee
Cargo por procesamiento de pagos
Late Fee
Cargo automático por facturas vencidas
Perfil Consolidado
Encargados en múltiples grupos
Introducción
a la Propuesta
Como parte de la evolución de la plataforma Apúntame y de las necesidades identificadas durante su uso en producción, se propone el desarrollo e implementación de nuevas funcionalidades dirigidas a fortalecer el módulo de facturación y optimizar la administración de encargados que participan en múltiples grupos dentro de una misma organización.
Esta propuesta contempla tres mejoras principales: la incorporación de cargos por procesamiento de pagos, la aplicación automática de cargos a facturas vencidas y la consolidación de la información de encargados que pertenecen a múltiples grupos dentro de una misma organización. Adicionalmente, se propone el establecimiento de un servicio mensual de mantenimiento y soporte técnico para brindar continuidad a la operación de la plataforma.
El desarrollo se realizará procurando mantener la compatibilidad con las funcionalidades, información y procesos que actualmente existen en la plataforma.
Tres mejoras principales:
Processing Fee / Cargo por procesamiento
Configurar y aplicar un cargo por procesamiento a los pagos registrados en la plataforma, según el método de pago utilizado.
Cargo automático por facturas vencidas / Late Fee
Establecer un cargo automático por vencimiento cuando una factura mantenga un balance pendiente luego de su fecha de vencimiento.
Perfil consolidado de encargados en múltiples grupos
Centralizar la información de encargados que pertenecen a más de un grupo en un solo perfil, sin perder las relaciones individuales.
Mantenimiento y soporte técnico
Establecer un servicio mensual de mantenimiento y soporte para atender las necesidades técnicas durante la operación regular de la plataforma.
Mejora 01
Processing Fee / Cargo por procesamiento
Objetivo
Incorporar al módulo de facturación la capacidad de configurar y aplicar un cargo por procesamiento (Processing Fee) a los pagos registrados en la plataforma.
Esta funcionalidad permitirá que cada organización determine si desea aplicar un cargo adicional dependiendo del método de pago utilizado.
Alcance
Se desarrollará una nueva configuración que permitirá:
Visualización
Cuando aplique, el usuario podrá visualizar un desglose similar al siguiente:
La información correspondiente al Processing Fee deberá integrarse, según aplique, en facturas, recibos, PDFs, historial de pagos y reportes relacionados con facturación.
Mejora 02
Cargo automático por facturas vencidas / Late Fee
Objetivo
Implementar una funcionalidad que permita a cada organización establecer un cargo automático por vencimiento cuando una factura permanezca con un balance pendiente luego de su fecha de vencimiento.
Alcance
La organización podrá configurar:
Ejemplo
Una organización podría establecer una factura con vencimiento el 10 de septiembre y cinco días de gracia. Si luego de transcurrido ese período continúa existiendo un balance pendiente, el sistema podrá aplicar automáticamente el cargo configurado.
Pagos parciales
En caso de que la factura haya recibido un pago parcial, el cargo porcentual por vencimiento se calculará sobre el balance pendiente, no necesariamente sobre el valor original de la factura.
Se incluirán validaciones para evitar que un mismo cargo por vencimiento sea aplicado múltiples veces por procesos automáticos, actualizaciones de la factura u otras acciones del sistema.
No se aplicará el cargo cuando la factura esté completamente pagada o no mantenga un balance pendiente.
Mejora 03
Perfil consolidado de encargados en múltiples grupos
Objetivo
Optimizar la administración de encargados que actualmente pueden estar asociados a más de un grupo dentro de una organización, permitiendo centralizar su información en un solo perfil.
Actualmente, la participación de un mismo encargado en diferentes grupos puede provocar que su información se visualice de manera separada según la relación con cada grupo. La mejora propuesta busca que la organización pueda consultar la información general del encargado desde un único perfil, sin perder las relaciones individuales con cada grupo y participante.
Alcance
Se trabajará la lógica necesaria para que:
Información consolidada
Dependiendo de la información actualmente disponible en el sistema, el perfil podrá centralizar elementos como:
La información deberá continuar respetando las relaciones correspondientes. Consolidar el perfil no significa mezclar la información de diferentes participantes o grupos, sino ofrecer una vista centralizada del encargado manteniendo la separación y trazabilidad de cada relación.
Sección 04
Integración con funcionalidades existentes
Antes de implementar estas mejoras, se revisará la estructura actual de la plataforma para determinar los componentes y relaciones que deben ser extendidos.
Se prestará especial atención a la integración con:
Facturación
Pagos completos y parciales
Facturas recurrentes
Stripe
Otros métodos de pago
PDFs y recibos
Reportes
Historial de pagos
Encargados
Participantes
Grupos y secciones
Formularios y documentos
Roles y permisos
Objetivo
El objetivo será incorporar las nuevas funcionalidades sin afectar los procesos existentes que actualmente se encuentran operacionales.
Sección 05
Pruebas y validación
Una vez completado el desarrollo, se realizarán pruebas funcionales para validar los principales escenarios de cada nueva funcionalidad.
Para facturación
Se verificarán los siguientes escenarios:
Para perfiles consolidados
Se verificarán escenarios en los que un encargado:
Asegurando que la información correspondiente se presente correctamente y sin duplicaciones.
Sección 06
Entregables
Como parte de esta propuesta se contempla:
Inversión por componente
| Desarrollo | Costo |
|---|---|
| Processing Fee configurable para todos los métodos de pago | $750 |
| Cargo automático por facturas vencidas / Late Fee | $650 |
| Perfil consolidado de encargados en múltiples grupos | $800 |
| Total del proyecto | $2,200 |
Sección 07
Tiempo estimado
Tiempo estimado de desarrollo
semanas
A partir de la aprobación y el pago inicial
El tiempo estimado para el desarrollo, integración y pruebas de las funcionalidades contempladas en esta propuesta es de 4 a 5 semanas, contadas a partir de la aprobación de la propuesta y el pago inicial.
Este período contempla el desarrollo de las funcionalidades, su integración con los módulos existentes de la plataforma y las pruebas internas necesarias antes de la entrega.
Período de pruebas y validación
Una vez completado y entregado el desarrollo, se otorgará un período de 15 días calendario de pruebas y validación sin costo adicional.
Durante este período se atenderán y corregirán aquellos errores o incidencias que estén directamente relacionados con las funcionalidades incluidas en esta propuesta.
Cualquier nueva funcionalidad, mejora, modificación o solicitud que represente un cambio al alcance aprobado será evaluada y cotizada por separado.
Una vez finalizados los 15 días calendario de validación, cualquier solicitud de soporte, revisión o corrección se manejará conforme al fee de soporte y mantenimiento o tarifa por hora aplicable.
Sección 08
Consideraciones
Esta propuesta contempla específicamente las funcionalidades descritas en este documento. Cualquier funcionalidad adicional, modificación de alcance o requerimiento nuevo identificado durante el desarrollo será evaluado por separado y, de ser necesario, cotizado antes de su implementación.
Las configuraciones de Processing Fee y cargos por vencimiento proveerán la funcionalidad tecnológica para que cada organización determine sus cargos. La organización será responsable de establecer y utilizar dichos cargos de acuerdo con las políticas, contratos, términos y requisitos legales o regulatorios que le sean aplicables.
Brainmood Corporation agradece la oportunidad de presentar esta propuesta para la evolución de la plataforma Apúntame y reitera su disposición para colaborar estrechamente en su implementación.
Sección 09
Mantenimiento y Soporte Técnico
Con el propósito de brindar continuidad al soporte técnico de la plataforma Apúntame, se propone establecer un servicio mensual de mantenimiento y soporte, que permita atender las necesidades técnicas que puedan surgir durante la operación regular de la plataforma.
Alcance del mantenimiento
El servicio podrá incluir:
Prioridad y atención de incidencias
Las solicitudes serán evaluadas de acuerdo con su nivel de prioridad y el impacto que tengan sobre la operación de la plataforma.
Las situaciones que afecten funcionalidades esenciales para la operación tendrán prioridad sobre solicitudes de ajustes menores o situaciones que no impidan el uso regular del sistema.
Servicios no incluidos
El mantenimiento mensual no incluye nuevas funcionalidades, nuevos módulos, rediseños, cambios significativos en los flujos existentes ni nuevas integraciones con servicios externos.
Cualquier solicitud que represente una ampliación o modificación del alcance actual de la plataforma será evaluada previamente y, de ser necesario, se presentará una cotización independiente antes de comenzar el desarrollo.
Los costos correspondientes a servicios de terceros — incluyendo AWS, Stripe, dominios, APIs, servicios de correo electrónico, licencias u otras plataformas externas — no están incluidos en el costo del mantenimiento y serán responsabilidad del cliente.
Inversión
Mantenimiento y soporte técnico de la plataforma Apúntame
El servicio contempla hasta 10 horas mensuales de soporte técnico y mantenimiento.
En caso de que durante un mes sea necesario exceder las horas incluidas, se notificará previamente al cliente y las horas adicionales deberán ser autorizadas antes de realizar los trabajos correspondientes.
Las horas de mantenimiento están destinadas a soporte, diagnóstico, corrección de incidencias y ajustes menores. No podrán utilizarse para el desarrollo de nuevas funcionalidades o proyectos adicionales, los cuales serán cotizados por separado.
Inicio del servicio
El servicio de mantenimiento y soporte técnico comenzará a partir de la aprobación de esta propuesta y continuará de manera mensual mientras el servicio permanezca activo.